UIC-nummers zijn 12-cijferige codes die voor elk voertuig binnen Europa uniek zijn en sommige gegevens van de treinen bevatten. Om uit te leggen hoe het UIC-nummer van een loc of treinstel werkt nemen we als voorbeeld de UIC van de NS Traxx 186 001: 91 84 1186 001-1 NL-NS. De eerste twee cijfers (91) zijn voor de voertuigsoort (in dit geval e-loc), de volgende twee (84) zijn voor het land (Nederland), De volgende vier cijfers (1186) zijn voor het type en de drie daarna (001) voor het volgnummer. Het laatste cijfer (-1) is het controlecijfer. De rijtuigen van treinstellen hebben tegenwoordig type- of volgnummers die weinig van elkaar verschillen. De bakken van NS FLIRT 2201 hebben bijvoorbeeld de type- en volgnummers 4962 001, 4963 001 en 4964 001. De DB Regio FLIRT 1428 001 heeft dan weer de baknummers 1428 001 en 1428 501 voor de stuurstanden en 1828 001 en 1828 501 voor de tussenrijtuigen. Duitse treinstellen hebben vaker een nummering waarbij de ene kop een volgnummer heeft die 500 hoger is dan de andere. Let op dat we bij treinstellen met een nummering als deze alleen het laagste nummer in de database invoeren!
Goederenwagens en rijtuigen hebben een ander systeem voor de 5e tot 11e cijfers. Hier nemen we de DDM-1 stuurstand van het Spoorwegmuseum als voorbeeld. Deze heeft UIC NL NS 50 84 26-37 108-6 De 50 betekend hier dat het een binnenlands passagiersrijtuig betreft en de 84 dat het rijtuig Nederlands is. De 26-37 duiden hier i.t.t. het nummer van locs en treinstellen verder aan welk soort voertuig het is. De 26 geeft aan dat het rijtuig een tweedeklas dubbeldeksrijtuig is en de 37 dat het rijtuig geschikt is voor 140 km/h en 1500V gelijkspanning. De 108-6 is, net als bij de Traxx, het volg- en controlecijfer.
We noteren op de site de UIC-nummers op de zelfde manier als in de voorbeelden hierboven, dus bij de locs en treinstellen met spaties na het tweede, vierde en achtste cijfer en een streepje voor het volgnummer en bij rijtuigen een spatie na het tweede, vierde, zesde en achtste cijfer en een streep voor het controlenummer, ook al staat het ander op het voertuig.
Zie Wikipedia voor een uitgebreider artikel over UIC-nummers.